Conciliação financeira: sua empresa pode estar perdendo dinheiro todos os dias

Onde as diferenças aparecem

A operação costuma trabalhar com pelo menos três registros: o pedido no sistema comercial, o pagamento no prestador e o crédito no extrato. Esses registros podem usar datas e valores diferentes sem que exista uma perda. Tarifas, prazos de liquidação e devoluções precisam ser considerados.

O problema começa quando não há um vínculo confiável entre os registros. Nesse cenário, recebimentos podem ficar sem baixa, ajustes podem ser lançados duas vezes e pendências reais podem passar despercebidas.

Concilie em quatro etapas

1. Liste pedidos, faturas e pagamentos com identificadores únicos. Preserve o código recebido do prestador em cada movimento.
2. Compare o valor bruto da venda com o valor confirmado. Separe tarifa, desconto, estorno e outros ajustes em campos próprios.
3. Confira o valor líquido e a data de crédito no extrato. Não confunda autorização com liquidação ou disponibilidade do saldo.
4. Abra uma pendência para cada diferença sem explicação, com responsável, evidência e prazo de revisão.

Uma rotina para encontrar desvios cedo

Acompanhe o percentual de movimentos com correspondência, o valor pendente de explicação e o tempo de resolução. Uma fila pequena em quantidade pode concentrar um valor relevante; por isso, observe os dois critérios.

Automatize correspondências objetivas e deixe as exceções visíveis. Quando um problema se repetir, ajuste a regra ou o cadastro que gerou a diferença. Evite encerrar pendências apenas para fazer o relatório fechar.

Do fechamento à decisão

Um saldo confiável permite projetar compromissos e avaliar o desempenho da operação com mais clareza. Preserve o histórico de correções para explicar como cada número foi obtido.

Antes de atribuir uma divergência a uma perda financeira, confirme os prazos de processamento, os ajustes contratuais e os registros oficiais. A investigação deve identificar a causa, não apenas a diferença.